Indemnité de grand déplacement : principe et montant

Qu’est-ce que l’indemnité de grand déplacement ?

Un remboursement des frais de transport par l’employeur

L’indemnité de grand déplacement est un complément de rémunération financière versé aux salariés amenés à travailler temporairement loin de leur lieu habituel de travail. Cette indemnité vise à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture, de logement… Elle varie en fonction de la distance parcourue et des conditions du déplacement.

Frais de transport pris en charge

Les frais de grand déplacement remboursés par l’employeur dépendent de la durée du déplacement et concernent la prise en charge :

• des frais de transport ;
• des frais de nourriture (petit-déjeuner, restaurants, courses alimentaires, etc.) ;
• des frais d’hébergement (coût du logement en location, de l’hôtel, etc.).

Quelle distance faut-il parcourir pour être considéré en grand déplacement ?

L’impossibilité de rentrer chez soi pour le salarié

Un grand déplacement implique l’impossibilité pour le salarié de regagner chaque jour son domicile en raison de ses conditions de travail. Dans le cas contraire, il est possible de montrer que le salarié est empêché de rentrer chez lui de par des circonstances de fait liées à son déplacement professionnel (horaires de travail, absence de transports…).

Des indemnités pour les trajets au-delà de 50 km

Pour que l’empêchement de regagner son domicile depuis le lieu de travail soit caractérisé, il convient de remplir les deux conditions suivantes :

• La distance entre le domicile du salarié et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km.
• Les transports en commun ne permettent pas d’effectuer cette distance depuis le lieu de travail dans un temps inférieur à 1 h 30.

Quels salariés peuvent bénéficier des indemnités de grand déplacement ?

Les indemnités de grand déplacement peuvent bénéficier à plusieurs catégories de salariés, sous réserve qu’ils remplissent certaines conditions.

• Les commerciaux et représentants qui doivent se déplacer pour rencontrer des clients, négocier des contrats ou visiter des sites.
• Les techniciens et ingénieurs qui interviennent sur des sites éloignés (autre région, outre-mer, etc.).
• Les consultants envoyés en mission chez des clients pour des périodes définies.
• Les salariés du BTP (travaux publics), qui travaillent sur des chantiers éloignés de leur domicile habituel.
• Le personnel de santé détaché dans des établissements situés loin de leur résidence habituelle.
• Les agents de sécurité assignés temporairement à des sites distants pour des périodes déterminées.
• Les formateurs qui effectuent des sessions de formation dans des localités éloignées de leur lieu de résidence.
• Etc.

Indemnité de grand déplacement professionnel : quelle différence avec la Prime de transport et le forfait mobilité ?

Prime de transport

La Prime de transport est une aide financière visant à compenser une partie des frais de transport domicile-travail pour les salariés utilisant les transports en commun. Elle est obligatoire pour les salariés d’Île-de-France et facultative pour les autres régions. L’employeur rembourse 50 % du coût de l’abonnement aux transports en commun.

Forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables est facultatif et vise à encourager l’usage de modes de transport alternatifs pour les trajets domicile-travail. Le salarié doit utiliser des moyens de transport définis, le montant du forfait étant librement fixé par l’employeur, avec une exonération de charges sociales et fiscales jusqu’à 900 euros par an (pour 2025).

Est-ce que la prime de grand déplacement est obligatoire ?

L’indemnité de grand déplacement n’est pas imposée par la loi ou le Code du travail. Elle n’est pas obligatoire et dépend de la volonté de l’employeur ou de la convention collective de l’entreprise. Cela fait souvent partie des avantages en nature à négocier en même temps que son salaire.

L’indemnité de grand déplacement existe-t-elle dans la fonction publique ?

Un défraiement via des frais de mission

Les agents de la fonction publique, qu’ils soient fonctionnaires d’État, territoriaux ou hospitaliers, peuvent bénéficier du remboursement de leurs frais de déplacement dans le cadre de leurs frais de mission. Ces indemnités visent à compenser les coûts supplémentaires liés aux missions temporaires loin de leur domicile et de leur lieu de travail habituel.

Modalités de remboursement des frais professionnels

Les modalités d’indemnisation des frais de grand déplacement pour les fonctionnaires sont souvent versées sous forme de forfaits, en fonction de la catégorie géographique du lieu de mission. Un plafond peut être fixé pour certaines catégories de dépenses, et les agents doivent justifier les frais engagés.

Comment calculer les frais de grand déplacement ?

Lors d’un grand déplacement, le salarié engage des dépenses de transport, de nourriture et de logement. Ces dépenses sont remboursées par l’employeur de deux manières. Pour le calcul de cette indemnité, les deux options peuvent être utilisées conjointement. Ainsi, les frais de logement peuvent avoir un remboursement au réel, et les repas une indemnité forfaitaire.

La méthode des frais réels

Cette méthode s’appuie sur un remboursement sur la base des frais réellement engagés (sur présentation de justificatifs). Le salarié présente à son employeur des justificatifs conformes et valides des frais engagés et l’employeur rembourse ces dépenses au salarié.

Une indemnité forfaitaire définie par l’URSSAF

Le remboursement a lieu sur la base d’allocations forfaitaires calculées sur le barème de l’URSSAF. C’est l’indemnité de grand déplacement. Ce mode d’indemnisation permet d’éviter la gestion des notes de frais. L’indemnité forfaitaire est majorée à 150 euros pour un travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.

À noter qu’en cas de déplacement à l’étranger, l’indemnité dépend du pays et est fixée par le ministère de l’Économie.

Une indemnité kilométrique de grand déplacement

Concernant les frais de transport, le salarié est remboursé lorsqu’il fait usage de son véhicule personnel. Le calcul des frais de déplacement tient compte de l’assurance et des frais d’entretien et de nettoyage. Il convient d’utiliser le barème kilométrique publié chaque année par l’État pour connaître le remboursement en cas de déplacement professionnel.

Si le salarié utilise un transport en commun, les frais sont remboursés au réel sur présentation par le salarié d’une note de frais accompagnée des justificatifs de paiement.

Quel est le montant 2025 de la prime de grand déplacement ?

Les conventions d’entreprise peuvent prévoir des conditions d’indemnisation plus favorables pour les salariés que les dispositions légales. Le montant de l’indemnité tient aussi compte du lieu de travail, qui implique des frais différents :

• Le coût du logement varie fortement entre Paris et les départements des Hauts-de-Seine et le reste de la France.
• Il est de même pour des départements comme le Val-de-Marne ou la Seine-Saint-Denis.

Forfait grand déplacement en métropole fixé par l’URSSAF

Les conventions d’entreprise peuvent prévoir des conditions d’indemnisation plus favorables pour les salariés que les dispositions légales. Ces indemnités couvrent essentiellement les frais de transport, d’hébergement et de restauration. Voici les montants de l’indemnité pour un déplacement en métropole, selon la durée, en 2025 :

Barème URSAFF des indemnités de grand déplacement en outre-mer

Le forfait grand déplacement à l’étranger ou en outre-mer (Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin) en 2025 est identique à celui de l’année précédente. Des montants spécifiques s’appliquent à la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française.

Grand déplacement à l’étranger : le panier-repas et l’hébergement en 2025

Le montant des indemnités de repas et d’hébergement (dont petit-déjeuner) est variable selon la destination du salarié. Pour connaître les frais de mission en fonction du pays de destination, il faut consulter le site du ministère de l’Économie. Elle devra toutefois être réduite de :

• 65 % si le salarié est logé gratuitement ;
• 17,5 % si le salarié a un repas de pris en charge (petit-déjeuner, dîner, etc.) ;
• 35 % si le salarié a deux repas de pris en charge.

Barème kilométrique pour un trajet de grand déplacement

Dans le cadre des grands déplacements, le barème kilométrique permet de rembourser les frais liés aux trajets effectués en voiture personnelle. Ce remboursement est fixé en fonction du nombre de kilomètres parcourus et prend en compte les coûts de carburant, d’entretien du véhicule, ainsi que l’usure du véhicule.

Abattement applicable à l’ensemble des assiettes forfaitaires

Un abattement sur le montant de l’indemnité est appliqué en fonction de la durée du déplacement du salarié :

• Un abattement de 15 % pour un grand déplacement de plus de trois mois et inférieur à deux ans, et ce, dès le quatrième mois.
• Un abattement de 30 % dès le premier jour du 25e mois pour un grand déplacement de plus de 24 mois et inférieur à quatre ans.

L’abattement est identique pour un déplacement en France (dont outre-mer) ou à l’étranger.

Prime de grand déplacement : est-elle imposable ou non ?

Régime social et impôt des indemnités de grand déplacement

Les indemnités de grand déplacement sont exclues de l’assiette des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu dans la limite du montant des indemnités forfaitaires. Il existe donc des limites d’exonération. Les remboursements doivent être justifiés par des documents probants (factures, reçus) correspondant aux dépenses engagées.

Exonération en cas de dépassement des montants fixés par la loi

Si le remboursement des frais de grand déplacement excède le montant des indemnités forfaitaires, l’employeur doit démontrer des circonstances de fait, c’est-à-dire justifier que les frais étaient nécessaires et conformes à leur objet. S’il verse une indemnité supérieure, sans justificatifs, la fraction excédentaire est imposable.

Exemples

Pour bénéficier de l’exonération de ses frais professionnels, les indemnités doivent respecter les limites imposées par l’administration fiscale. Voici deux applications concrètes :

• Un salarié part à plus de 50 km de son domicile et y passe deux nuits. Son employeur lui verse une indemnité pour les repas et l’hébergement qui respecte les barèmes. Cette indemnité sera exonérée d’impôt.
• Un salarié reçoit une indemnité de déplacement supérieure aux barèmes forfaitaires et sans présentation de justificatifs. Le montant excédant les barèmes sera imposable.