Solde de tout compte : définition et délai

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Solde de tout compte : définition

Le solde de tout compte est un document remis par l’employeur à un salarié à la fin de son contrat de travail, quel qu’en soit le motif (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, etc.). Il récapitule l’ensemble des sommes versées au salarié au moment de son départ.

Solde de tout compte : en cas de démission, licenciement ou rupture conventionnelle

Le solde de tout compte est une obligation juridique. Il doit être remis au salarié dès lors qu’il y a rupture du contrat de travail, quelle que soit la nature de la rupture. Cela concerne donc :

• les licenciements ;
• les ruptures conventionnelles ;
• les démissions.

Code du travail et solde de tout compte

Comme énoncé par les articles L1234-20 et D1234-7, "Le solde de tout compte, établi par l’employeur et dont le salarié lui donne reçu, fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail."

En outre : "Le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire. Mention en est faite sur le reçu. L’un des exemplaires est remis au salarié."

Quels sont les documents de fin de contrat ?

Ainsi, quel que soit le motif de départ d’un salarié, l’employeur est tenu – sous peine de sanction – de lui remettre les documents suivants.

Le certificat de travail

Le certificat de travail a pour objectif de fournir au salarié une attestation de travail précisant les principales informations liées à son parcours professionnel au sein de l’entreprise. Il est essentiel pour certaines démarches.

L’employeur doit remettre ce document à la fin du contrat, en main propre ou par courrier. Ce dernier doit mentionner "la date d’entrée du salarié et celle de sa sortie, et la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus" (article D1234-6 du Code du travail).

Une attestation France Travail

L’attestation France Travail (ancien Pôle emploi) permet de faire valoir ses droits, si le salarié remplit les conditions requises. Elle est transmise directement par l’employeur à France Travail via la déclaration sociale nominative (DSN). Un exemplaire est également remis au salarié.

L’état récapitulatif de l’épargne salariale

Ce document récapitule les sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées au sein de l’entreprise dans le cadre de l’épargne salariale. Si l’entreprise propose un dispositif de portabilité de l’épargne salariale, ce document indique aussi les démarches à suivre.

Le solde de tout compte

Le solde de tout compte est remis à la date de fin du contrat travail (CDI, CDD, etc.). Il est à remettre en main propre (avec la mention manuscrite "Pour solde de tout compte") ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Important : la loi n’oblige pas le salarié à le signer.

Si le salarié constate une erreur ou un oubli, il peut contester le solde de tout compte devant les prud’hommes dans le délai imparti.

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Quel délai a l’employeur pour verser le solde de tout compte ?

Délai légal de remise du solde de tout compte en cas de préavis

Si le salarié effectue un préavis avant son départ de l’entreprise, l’employeur doit lui remettre le solde de tout compte à la fin de son préavis. C’est à l’employeur de prévenir le salarié que le document est prêt. Il n’existe pas de délai légal imposé. L’employeur doit respecter un délai raisonnable, qui avoisine les 15 jours.

Délai légal de remise du solde de tout compte en l’absence de préavis

En cas de dispense du préavis, l’employeur peut donner le reçu le jour du départ du salarié. À noter qu’il n’existe pas de délai légal imposé. L’employeur doit donc respecter un délai raisonnable, qui avoisine généralement les 15 jours.

Quel est le délai pour signer le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte peut être signé immédiatement lors de sa remise, mais le salarié n’a aucune obligation légale de le signer. Le délai pour le contester varie selon qu’il est signé ou non. En cas de doute, il ne faut pas signer immédiatement et demander des explications à l’employeur.

Délais de contestation du solde de tout compte

Si le salarié signe le solde de tout compte, il dispose d’un délai de six mois après la signature pour le contester devant le Conseil de prud’hommes (art. L1234-20 du Code du travail). Passé ce délai, le solde de tout compte devient libératoire, ce qui signifie que le salarié ne pourra plus réclamer d’éventuelles sommes oubliées.

Si le salarié ne signe pas le solde de tout compte, il a un délai de trois ans pour le contester et réclamer les sommes qui lui seraient dues. Ce délai pouvant aller jusqu’à trois ans correspond au délai de prescription applicable aux créances salariales (article L3245-1 du Code du travail).

Comment est versé le solde de tout compte ?

Le montant du solde de tout compte est versé par chèque ou par virement. Il est important de noter que le solde de tout compte doit être remis en même temps que le dernier salaire ou, au plus tard, à la date de la dernière échéance de versement des salaires.

Que comprend le solde de tout compte ?

Le reçu pour solde de tout compte détaille les "sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail" (article L1234-20 du Code du travail).

Le dernier salaire

Le salaire correspondant aux jours travaillés jusqu’à la date de fin du contrat. Si le salarié termine en cours de mois, son salaire est calculé au prorata des jours travaillés. Il doit tenir compte des avantages en nature, s’il y en a (ex. logement, véhicule de fonction, etc.).

Les heures supplémentaires

Toutes les heures supplémentaires effectuées, mais non réglées, doivent être payées avec la majoration prévue (selon la convention collective ou le Code du travail) :

• +25 % pour les huit premières heures supplémentaires (entre la 36ᵉ et la 43ᵉ heure).
• +50 % au-delà de la 43ᵉ heure hebdomadaire.

Si le salarié a un compte épargne-temps (CET) où il a stocké des heures supplémentaires, elles doivent être liquidées à la fin du contrat.

L’indemnité compensatrice de congés payés non pris

Si le salarié n’a pas pris tous ses jours de congés payés acquis, il perçoit une indemnité compensatrice équivalente à la rémunération qu’il aurait touchée s’il les avait pris. L’indemnité équivaut à 1/10ᵉ de la rémunération brute totale perçue pendant la période d’acquisition des congés.

Le prorata des primes ou gratifications

Le salarié peut percevoir une fraction des primes annuelles éventuelles, si celles-ci sont contractuelles ou prévues par la convention collective : prime d’assiduité, sur objectifs, prime de vacances. Le montant versé dépend des règles définies dans le contrat ou la convention collective, souvent calculé au prorata du temps de présence dans l’année.

Le prorata du 13ᵉ mois (si applicable)

Si le salarié bénéficie d’un 13ᵉ mois, il peut prétendre à un paiement partiel en fonction du temps travaillé dans l’année. Certains accords prévoient que le 13ᵉ mois n’est dû que si le salarié est encore présent à une date précise (ex. 31 décembre).

Le solde des RTT non pris

Si le salarié dispose de jours de réduction du temps de travail (RTT) non pris, il peut soit les récupérer avant son départ (si l’employeur l’autorise), soit être indemnisé pour ces jours restants. L’indemnisation dépend de la convention collective ou des accords internes.

Le solde et la liquidation du compte épargne-temps (CET)

Si le salarié dispose d’un compte épargne-temps (CET), il peut soit choisir de transférer ses droits vers un autre employeur ou un organisme (ex. PERCO), soit opter pour la liquidation du CET, auquel cas il perçoit une indemnité correspondant aux jours monétisés.

Les indemnités de départ

En fonction du motif de la rupture du contrat, le salarié peut percevoir une indemnité spécifique :

• Indemnité légale ou conventionnelle de licenciement (sauf faute grave/lourde).
• Indemnité de rupture conventionnelle (montant négocié avec l’employeur).
• Indemnité de départ à la retraite (versée si le départ est à l’initiative de l’employeur ou si le salarié a l’ancienneté requise).

L’épargne salariale (si déblocage)

Si le salarié bénéficie d’un PEE, PERCO ou autre plan d’épargne entreprise, il peut laisser ses sommes investies (elles restent disponibles selon les conditions du plan) ou demander un déblocage anticipé, dans certains cas (ex. départ de l’entreprise, achat d’un bien immobilier).

Attention, l’épargne salariale ne figure pas toujours dans le solde de tout compte, sauf si le salarié demande son déblocage immédiat.

La prime de précarité en cas de fin de CDD

Lorsqu’un salarié en contrat à durée déterminée (CDD) arrive au terme de son contrat et qu’il n’enchaîne pas avec un CD, il peut percevoir une prime de précarité, correspondant à 10 % de la rémunération brute totale perçue. Certaines conventions collectives peuvent prévoir un taux inférieur.

Comment calculer le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte correspond à l’ensemble des sommes versées au salarié citées ci-dessus. Son calcul varie en fonction de plusieurs critères, notamment la durée du contrat, les conditions de départ et les éventuels avantages acquis.

Modèle de reçu de solde de tout compte

Voici un exemple de modèle de reçu pour solde de tout compte, à adapter en fonction des spécificités de la situation.

Objet : Reçu de solde de tout compte

Je soussigné(e) [Nom et prénom du salarié], demeurant au [Adresse du salarié], déclare avoir reçu de la part de l’entreprise [Nom de l’entreprise], située au [Adresse de l’entreprise], la somme de [Montant en toutes lettres et en chiffres] correspondant au solde de tout compte relatif à la rupture de mon contrat de travail intervenu le [Date de fin du contrat].

Ce solde de tout compte comprend notamment :

• Le paiement du dernier salaire du mois de [Mois de fin de contrat].
• Les indemnités de congés payés, le cas échéant.
• Les indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle, le cas échéant.

Je reconnais par la présente avoir reçu l’intégralité des sommes auxquelles j’ai droit à la suite de la rupture de mon contrat de travail.

Ce reçu pour solde de tout compte a été établi en deux exemplaires, dont un m’a été remis.

Fait à [Lieu], le [Date]

[Signature du salarié]

[Signature de l’employeur]

Peut-on envoyer un solde de tout compte en recommandé ?

Il est possible de demander à son employeur d’envoyer le solde de tout compte par courrier. Ce dernier utilisera une lettre recommandée avec accusé de réception pour conserver une preuve. De nombreuses entreprises envoient aussi le solde de tout compte par mail contre une signature électronique.

Comment contester un solde de tout compte ?

La signature du salarié à côté de la mention "Pour solde de tout compte" n’a pas d’effet libératoire.

Délai pour contester le solde tout compte après réception

Le Code du travail est formel : "Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées" (article L1234-20). Ainsi, le salarié est en droit de contester le solde de tout compte :

• dans les six mois "pour les sommes mentionnées" ;
• au-delà pour celles éventuellement omises (arrêt du 8 décembre 2013 de la Cour de cassation).

Délai pour contester un solde de tout compte non signé

Si le salarié n’a pas signé le reçu pour solde de tout compte, celui-ci a :

• un an si le montant concerne la rupture du contrat de travail ;
• deux ans si la contestation porte sur un litige qui a eu lieu pendant l’exécution du contrat de travail ;
• trois ans si cette contestation porte sur des salaires.

Procédure de contestation du reçu pour solde de tout compte

La procédure requiert l’envoi d’un courrier recommandé (l’avis de réception n’est pas exigé par la loi) à l’employeur ou la saisie du conseil de prud’hommes (article D1234-8 du Code du travail). La contestation doit être adressée à l’employeur par lettre recommandée. Le courrier précise alors :

• les motifs de la contestation ;
• les sommes concernées (arriéré de salaire ou indemnités de congés payés, par exemple).

Exemple de lettre de contestation de solde de tout compte

Objet : Contestation du solde de tout compte

Monsieur/Madame [Nom de l’employeur],

Après vérification de mon solde de tout compte reçu le [date], je constate que certaines sommes ne m’ont pas été versées, notamment : [Exemple : Indemnité de congés payés sous-évaluée]

Je vous prie de bien vouloir procéder à la correction de ces montants et au paiement des sommes dues dans un délai de [ex. dix jours]. À défaut de réponse favorable de votre part, je me verrai contraint(e) d’engager une procédure devant le Conseil de prud’hommes.

Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.

[Nom et prénom]

[Adresse]

[Coordonnées]

Envoyer une mise en demeure

Si l’employeur ne répond pas ou refuse de payer les sommes dues, la seconde étape est l’envoi d’une mise en demeure par LRAR. C’est un avertissement officiel qui met l’employeur face à ses obligations et qui permet de prouver la demande en cas de recours aux Prud’hommes.

La mise en demeure doit rappeler les montants contestés, puis demande la régularisation sous un délai raisonnable (ex. 15 jours). Il faut aussi mentionner que l’absence de réponse entraînera une saisine des prud’hommes.

Saisir le Conseil de prud’hommes

En cas de refus ou non-réaction après la contestation du solde de tout compte, le salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes et déposer son dossier au greffe du Conseil de prud’hommes compétent. Ce dernier doit contenir :

• une copie du contrat de travail ;
• les bulletins de paie ;
• le solde de tout compte contesté ;
• les échanges avec l’employeur (mails, mise en demeure, accusé de réception…) ;
• tout élément prouvant l’erreur (ex. relevés d’heures supplémentaires non payées)

Une première tentative de règlement à l’amiable sera alors organisée. Si aucun accord n’est trouvé, le juge des prud’hommes statuera sur la demande, et l’employeur pourra être condamné à payer les sommes dues plus des dommages et intérêts.

Que faire en cas de trop-perçu ?

L’employeur peut également commettre une erreur en faveur du salarié. Dans ce cas :

• Le bénéficiaire d’un trop-perçu a l’obligation de le restituer (article 1302-1 du Code civil).
• S’il refuse, l’employeur dispose de trois ans pour faire valoir ses droits.

Que faire en cas de remise tardive du solde de tout compte ?

Mise en demeure de délivrer le solde de tout compte

Il arrive parfois que l’employeur ne remette pas le solde de tout compte dans le délai légal. Même si un petit retard est toléré (notamment en cas de courrier), l’employeur est tenu de respecter les délais. S’il tarde à payer le solde de tout compte, le salarié peut demander par courrier la délivrance de ce document et de cette somme.

Saisir les Prud’hommes

En cas d’inexécution de la part de l’employeur, le salarié peut, là aussi, saisir le Conseil de prud’hommes, qui est habilité à contraindre l’employeur au paiement du solde de tout compte et d’une amende par jour de retard.

De même, si la remise tardive du solde de tout compte et de son paiement a causé un préjudice, le salarié est en droit de demander des dommages et intérêts à son ancien employeur.