Frais réels : calcul et déduction d'impôt

Qu’est-ce que les frais réels ?

Des frais professionnels

Les frais réels correspondent aux frais professionnels, c’est-à-dire aux dépenses supportées par les travailleurs dans le cadre de leur travail. Ils peuvent donner lieu à une réduction d’impôts. Ces dépenses doivent être justifiées et correspondent à des dépenses professionnelles, telles que les frais de déplacement, de formation professionnelle, de garde d’enfants, etc.

Liste des frais réels déductibles des impôts

Les frais réels peuvent inclure une large gamme de dépenses professionnelles :

• Les frais de déplacement : frais de transport, carburant, péage, etc., justifiés par une situation familiale ou professionnelle.
• Les frais de repas : pour les salariés contraints de prendre leurs repas à l’extérieur.
• Les frais de télécommunication : téléphone, Internet, etc., s’ils sont utilisés dans le cadre professionnel.
• Les frais de formation : s’ils sont directement liés à l’exercice de l’activité professionnelle.
• Les frais de matériel professionnel : ordinateurs, outils, équipements spécifiques.
• Les frais de double résidence pour des raisons professionnelles.

Frais réels ou abattement forfaitaire : que choisir ?

La déduction forfaitaire de 10 % principe

Par principe, l’administration fiscale applique, avant calcul de l’impôt, une déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus déclarés par le contribuable sur sa déclaration d’impôt sur le revenu. Cette déduction forfaitaire a pour objectif de compenser les dépenses professionnelles engagées par le contribuable pour exercer sa profession.

Choisir les frais réels

Il est possible de refuser la déduction forfaitaire pour opter pour le régime des frais réels, notamment lorsque la valeur des frais professionnels excède le montant de la déduction forfaitaire de 10 %. Les frais réels permettent de déduire précisément les dépenses effectivement engagées pour votre activité professionnelle sur factures et justificatifs (en cas de contrôle fiscal).

Choisir la déduction forfaitaire

Parmi ces deux solutions, l’abattement forfaitaire simplifie les choses en appliquant un pourcentage sur les revenus pour couvrir diverses dépenses professionnelles sans avoir à justifier chaque dépense. Ce choix est souvent plus simple administrativement ou lorsque les dépenses professionnelles ne sont pas élevées.

Quels frais réels peut-on déduire des impôts ?

Les frais de déplacement ou de transport

Les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller-retour par jour, sont déductibles des impôts.

• Si la distance domicile-lieu de travail est inférieure à 80 km aller-retour, l’ensemble du kilométrage est pris en compte dans le calcul des frais de transport.
• Si la distance domicile-lieu de travail est supérieure à 80 km aller-retour, seuls les 80 km sont pris en compte (sauf cas spécifiques).

Les frais réels de repas

Les frais de repas peuvent être déduits des impôts, dès lors que le salarié est contraint de prendre son repas en dehors de son domicile. Cela signifie que le lieu d’activité est éloigné du domicile et ne permet pas au salarié de rentrer chez lui (déplacement professionnel, repas d’affaires…). Pour 2025, le montant maximal des frais de repas journaliers admis pour la déduction est de 15,65 euros.

Les frais d’utilisation du véhicule

Les frais d’utilisation du véhicule sont aussi concernés dès lors qu’il s’agit du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Pour déterminer la valeur de ces frais réels, il convient d’utiliser le barème kilométrique publié tous les ans par l’administration fiscale. Aujourd’hui, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

Les frais de carburant dans le cadre de trajets effectués pour l’exercice de la profession sont aussi concernés par la déduction d’impôts.

Les autres frais réels à déduire des impôts

Outre les frais réels liés aux déplacements et aux repas, d’autres dépenses professionnelles peuvent être déduites des impôts :

• Les frais vestimentaires, dès lors que les vêtements sont spécifiques à la profession (bleu de travail, uniforme, etc.).
• Les frais liés à des formations professionnelles.
• Les cotisations versées aux syndicats ou au comité d’entreprise.
• Les frais de déménagement ou de double résidence.

Quelles sont les conditions de déduction des frais réels ?

Fournir des justificatifs

Le contribuable doit être en mesure de prouver les dépenses engagées. Cela implique de conserver tous les justificatifs pendant trois ans à compter de la date à laquelle la dépense a été engagée. Cela peut être des factures, des reçus, des tickets de transport, des relevés bancaires… Les justificatifs doivent être précis et détaillés.

Des dépenses indispensables à l’exercice de la profession

Les frais réels doivent être indispensables à l’exercice de la profession. Cela signifie que la dépense doit être directement liée à l’activité professionnelle du contribuable. Par exemple, les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail sont éligibles si le télétravail n’est pas possible. De même, les frais liés à l’achat de matériel sont également déductibles si ce matériel est nécessaire à l’exercice du métier.

Des dépenses réelles et sérieuses

Les dépenses doivent être réelles et sérieuses, ce qui signifie qu’elles doivent correspondre à une véritable nécessité professionnelle et être justifiées par un besoin réel de l’activité professionnelle. Il est aussi important que la dépense soit modérée et proportionnelle à la nature de l’activité professionnelle.

Des dépenses supportées au cours de la même année que les revenus

Pour être déductibles, les frais doivent avoir été effectivement supportés au cours de l’année de la perception des revenus associés. Cela implique que les dépenses engagées en 2025 pourront être déduites des revenus de 2025, et non de ceux d’une autre année.

Attention, pour les personnes qui effectuent encore une déclaration sur papier libre (situation aujourd’hui rare, la déclaration devant être faire en ligne), il convient d’ajouter une note annexe pour récapituler l’ensemble des frais et de leurs justificatifs.

Respect des règles spécifiques à certains types de frais

Certaines catégories de frais réels sont régies par des règles spécifiques :

• Les frais de transport peuvent être déduits selon le mode de transport utilisé (voiture, transports publics, vélo, etc.). Les frais de carburant doivent être justifiés par des factures.
• Les frais de repas sont également limités. Les repas doivent être justifiés par des factures.
• Les frais de téléphonie et d’Internet doivent être proportionnels à l’usage professionnel.

Comment justifier les frais kilométriques et aux frais réels aux impôts ?

Pour les frais de repas

Il convient de conserver la facture du repas au restaurant. Pour attester que le repas est bien lié à l’activité professionnelle, la facture doit indiquer le nombre de couverts, le nom de l’entreprise, le nom et le rôle de chaque personne présente.

Pour les frais de déplacement

Pour la déduction des frais réels liés au transport et au déplacement d’un salarié de la déclaration de revenus, les justificatifs dépendent de la situation :

• Tickets de transport en commun (métro, bus, train, tramway, etc.).
• Factures d’achat ou de location de véhicule en cas de mise à disposition d’une voiture.
• Factures liées aux frais de péage et de stationnement.
• Factures de carburant ou de recharge pour les véhicules électriques pour estimer les distances parcourues.
• Etc.

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Comment calculer les frais kilométriques en 2025 ?

Principe du barème kilométrique

Les frais réels doivent être retenus par le contribuable pour leur valeur réelle. Toutefois, certains frais doivent être calculés selon un barème publié chaque année par l’administration fiscale. En 2025, le barème kilométrique n’a pas été modifié par rapport à 2024. Il reste identique à celui établi en 2023.

Indemnités kilométriques 2025 pour les voitures

En réponse à l’augmentation des prix des carburants, le gouvernement a revalorisé de 10 % le barème des indemnités kilométriques en 2025. Ainsi, bien que les barèmes eux-mêmes n’aient pas changé, les indemnités peuvent être majorées de 10 % pour compenser la hausse des coûts liés aux déplacements.

Frais kilométriques 2025 pour les motos

Le barème des frais kilométriques pour les motos (cylindrée supérieure à 50 cm³) permet aux conducteurs de motos de déduire leurs frais en fonction de la distance parcourue et de la puissance de leur moto. Les différents paliers de distance et les ajustements selon la puissance permettent une estimation plus précise des indemnités kilométriques.

Barème kilométrique 2025 pour les cyclomoteurs

Le barème des frais kilométrique vise à offrir une compensation juste et proportionnelle aux dépenses engagées par les professionnels utilisant un cyclomoteur. Voici le barème 2025 pour les deux-roues ou trois-roues motorisés de petite cylindrée (inférieure ou égale à 50 cm³).

Frais de carburant 2025

Barème des frais de carburant pour les véhicules de tourisme

Le barème des frais de carburant est mis à jour annuellement. Il se base sur le nombre de kilomètres parcourus et la puissance du véhicule, et s’applique aux véhicules ayant un usage mixte (personnel et professionnel). Les montants indiqués ci-dessous concernent les kilomètres parcourus en 2024, à déclarer en 2025.

Barème des frais de carburant pour les véhicules de tourisme

Voici le tableau du barème 2025 des frais de carburant pour les deux-roues motorisés :

Comment déclarer les frais réels aux impôts ?

En cas d’option pour les frais réels, le contribuable doit déclarer sur sa déclaration de revenus (formulaire 2042) la valeur réelle de ses frais professionnels dans la case AK. À noter que le montant des frais réels est ensuite déduit des revenus bruts déclarés par le contribuable pour le calcul de l’impôt dû.

Comment se passe le remboursement des frais réels ?

Le remboursement des frais réels par les impôts ne se fait pas directement comme pour un remboursement par l’employeur. En effet, il s’agit d’une déduction fiscale du montant réel des frais professionnels du revenu imposable (en remplissant la rubrique correspondante). La déduction consiste à réduire son revenu brut imposable.