En l'absence de flotte automobile, de nombreux salariés utilisent leur propre voiture pour assurer certains déplacements professionnels. Aller rencontrer un client, livrer un document ou assister à une réunion hors site : autant de missions qui peuvent se faire avec le véhicule personnel. Mais si cette solution peut sembler pratique, elle implique toutefois de vérifier sa couverture d'assurance et de bien suivre les règles de remboursement des frais engagés. Car en cas d'accident ou de litige, l'improvisation peut coûter cher.
Côté assurance, il est important de distinguer l'usage privé d'un véhicule et son usage professionnel. Votre propre contrat automobile ne vous protège pas dans le cadre de trajets professionnels, rappelle un article de 20 Minutes. Et en cas de sinistre, votre assureur aura le droit de refuser toute indemnisation. Pour éviter cette situation, il est conseillé d'informer son assureur en amont si les déplacements professionnels deviennent réguliers. Certaines compagnies couvrent sans frais supplémentaires les usages ponctuels. D'autres exigent la souscription d'une garantie spécifique, souvent appelée «usage professionnel» ou «usage mission».
Quels frais peuvent être remboursés ?
En parallèle, les frais engagés à titre professionnel doivent être pris en charge par l'employeur. Plusieurs options sont possibles : un remboursement au réel, sur présentation des justificatifs (tickets de péage, stationnement, carburant…), ou un forfait préalablement défini. L'alternative la plus avantageuse reste l'application du barème kilométrique défini par l'Etat et qui prend en compte, outre le carburant, l'usure du véhicule et le coût de l'assurance. Il dépend de la puissance du véhicule et des kilomètres parcourus. Autre dispositif : les «indemnités de grand déplacement», prévues lorsque la mission empêche le salarié de rentrer dormir chez lui.
Enfin, attention aux confusions. Les trajets domicile-travail ne sont pas considérés comme professionnels, et n'ouvrent donc droit à aucun remboursement, sauf en matière de transports en commun, où l'employeur doit prendre en charge au moins 50 % de l’abonnement. Pour les automobilistes, tout repose sur la politique interne ou un éventuel accord collectif. Certaines entreprises ont mis en place le «forfait mobilités durables», qui permet de bénéficier d'une indemnité si le salarié opte pour des alternatives comme le vélo ou le covoiturage.
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