Paris 2024 : comment remporter un appel d'offres avec votre entreprise

Pour optimiser vos chances de vous voir attribuer un lot, inscrivez-vous sur les deux plateformes mises en ligne pour l’événement : entreprises2024.fr et ess2024.fr. Outre des informations capitales sur les marchés à venir et l’écosystème des JO, vous pourrez vous y faire référencer. «Déclarez votre activité et votre savoir-faire en soulignant vos points de différenciation», souligne Jonathan Soisson, responsable des projets Grand Paris et Paris 2024 à la CCI Paris Ile-de-France. Une fois votre enregistrement fait, vous recevrez les mails de marchés publics correspondant à votre cible. Créez aussi des comptes et des alertes (par mots-clés contenant le terme JO, Paris 2024…) sur les sites recensant les appels d’offres publics tels que BOAMP, DoubleTrade, Vecteur Plus, etc.

Se positionner sur le marché

Un marché retient votre attention ? Positionnez-vous : soit votre entreprise répond en solo, soit vous montez au créneau en association avec d’autres pour proposer une offre globale. Yohann Vachette, dirigeant de Bike Solutions a ainsi répondu avec 6 groupements. Sa boîte a fini par remporter le lot pour la maîtrise d’œuvre de la piste de VTT de 4,1 kilomètres à Élancourt (Yvelines).

Le Code des marchés publics prévoit deux types de consultation. Dans le cas d’une consultation non négociée, vous déposez une offre que les acheteurs du Cojo et de Solideo analysent et notent, avant de décider, seuls, qui sera l’entreprise attributaire. Dans le cas d’une procédure négociée, c’est à vous de défendre votre offre de vive voix. Quelle que soit l’option, téléchargez d’abord les pièces du marché sur Maximilien (maximilien.fr), la salle d’acquisition dématérialisée des marchés pour Paris 2024.

Ces documents semblent ardus au premier abord, mais ne vous laissez pas impressionner. «Le cahier des clauses administratives particulières est le moins sympathique, mais sa lecture est essentielle. Le donneur d’ordres y explique les pénalités de retard, mais aussi où et quand envoyer vos factures», note Jonathan Soisson. Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) définit le besoin opérationnel de Paris 2024 : produits, services, budget, etc. Enfin, le règlement de consultation précise les règles du jeu. «Si vous avez des questions, posez-les en ligne sur Maximilien. Les acheteurs doivent y répondre dans les trois ou quatre jours, souligne Jonathan Soisson. Par souci d’équité, toutes les entreprises participantes reçoivent les questions posées et les réponses qui y sont apportées.»

Affûter sa réponse technique et anticiper l’offre tarifaire

Toutes ces informations en tête, à vous de bâtir la meilleure offre possible. «Organisez la structure de votre mémoire technique en suivant les critères du CCTP. Ce sera plus facile à lire pour les acheteurs. Et éclairez-les sur l’organisation que vous prévoyez pour délivrer la prestation», recommande Claire Séveno, responsable du pôle conseil chez Caneva, cabinet spécialisé dans le secteur public. Par exemple, nommez les gens de l’équipe mise à disposition pour ce chantier et détaillez leur expérience sur ce type de réalisation. Insistez également sur votre excellente compréhension des enjeux plus globaux de Paris 2024, notamment en matière de RSE. Les Jeux de Paris doivent être «green» et inclusifs. Une partie de la note attribuée aux offres des entreprises porte donc sur leur capacité à recycler les produits livrés et à faire travailler des publics éloignés de l’emploi.

Sur l’offre tarifaire, vous allez sans doute vous arracher les cheveux. Et pour cause : compte tenu du contexte inflationniste actuel, les coûts de production que vous proposez risquent d’être inférieurs à vos coûts réels… Certes, travailler sur Paris 2024 représente un atout pour l’avenir de votre boîte, mais pas question d’y laisser des plumes ! Dès le départ, soyez donc très transparent. Si d’aventure, comme Bike Solutions, vous vous retrouviez à y consacrer plus de temps (et d’argent) que prévu dans le marché, prévoyez un avenant au contrat en fin de chantier.

Défendre et compléter son offre avec une vidéo

Une fois votre réponse prête, déposez-la sur la plateforme Maximilien. Si c’est un marché non négocié, les acheteurs vont travailler dans leur coin. Si c’est un marché négocié, vous allez défendre votre offre devant eux. Comme un athlète de haut niveau, préparez-vous soigneusement pour ce grand oral. «Rédigez un support écrit reprenant les grandes lignes de votre mémoire technique, pour rafraîchir la mémoire de vos interlocuteurs, qui ont peut-être lu votre offre il y a un moment.

Rien ne vous empêche d’y associer une vidéo donnant la parole à vos collaborateurs et à des clients satisfaits de la qualité de vos réalisations», préconise Claire Séveno. Votre objectif majeur est de démontrer votre capacité à délivrer une solution de qualité en temps et en heure. Préparez-vous donc à répondre aux objections du jury. «Vous pouvez aussi ouvrir le débat sur des points non spécifiés dans le cahier des charges initial, précise l’experte. A l’issue de la présentation et au regard de la teneur des échanges, vous pourrez d’ailleurs modifier ou compléter votre offre.»

Capitaliser sur la réponse obtenue

Une fois votre proposition définitive déposée, la réponse se fera attendre au moins trente jours, et même plutôt deux à trois mois en moyenne. Vous êtes retenu ? Bravo, vous signerez alors un contrat de gré à gré avec le Cojo ou Solideo, et ajouterez un client de renom à votre palmarès. Vous avez échoué ? Allez, ce n’est pas la fin du monde : vous avez acquis une expérience olympique pour remporter votre prochain appel d’offres sur un marché public.

Encore des marchés publics à saisir

Sur les 2,5 milliards d’achats pilotés par le Cojo, la moitié est confiée aux partenaires officiels de l’événement. Les 50% restant sont mis en concurrence dans le cadre de la commande publique. Et un marché sur cinq n’a pas encore été passé : «Des marchés en lien avec la restauration, la sécurité, la gestion des déchets, le nettoyage, mais aussi la signalétique, sur des sites comme les aéroports et les stades, ou encore la laverie et la conciergerie du village olympique sont encore à prendre», illustre Olivier Debargue, directeur délégué aux achats de Paris 2024. Sachez que vous pouvez aussi obtenir des lots en vous rapprochant de grands organisateurs d’événements – ASO, GL Events, Roland Garros… – désignés par Paris 2024 pour gérer certains pans de la commande publique.

“Pas question de travailler pour rien !”

En avril 2020, SBS découvre, sur la plateforme ess2024.fr, un appel d’offres portant sur la fourniture d’une centaine de cabines acoustiques pour le siège du Cojo. La PME parisienne, créée en 2015 par Laurent Georges et Michaël Cléva, décide de s’associer avec Adopte un bureau, spécialiste de la vente de mobilier d’occasion, pour répondre à ce marché public. «Il nous a fallu une semaine, avec quelques nocturnes, pour finaliser notre réponse, en mettant en avant nos points forts, raconte Quentin Hache, chargé du projet.

Fabrication française, récupération du mobilier après les JO, qualité des matériaux, maintenance garantie en deux jours chrono, embauche de salariés en réinsertion : ces éléments ont convaincu les acheteurs de Paris 2024 et SBS a obtenu le marché à la fin juillet 2020. «Lors de la soutenance, on a été challengés sur notre prix. Nous avons concédé une remise en jouant sur les volumes et fait des efforts sur la logistique en misant sur un chiffre d’affaires récurrent jusqu’en 2024. Même si les JO sont une belle vitrine, il n’était pas question de travailler pour rien !»